AI活用業務が7件から16件へ。創業70年の機械部品商社が、メール作成から見積・経理・決算書分析まで広げた半年間

静岡県島田市に本社を置く株式会社駿遠商会様は、機械部品の総合卸問屋として創業70年を数えます。約半年間にわたり「法人リスキリング」を導入し、代表を含む営業・営業事務6名が動画学習と全4回のワークショップ、3回の個社別活用支援ミーティングに取り組みました。AIで回している業務は、6名合計で 7件から16件へ。半年で 約2.3倍 に広がっています。

開始時点では、6名のうち3名がAI活用業務0件。挙がっていたのもメール作成や情報収集といった、文章と調べものが中心でした。それが最終回には、見積業務・経理業務・決算書分析・営業管理まで届いています。基準や価格表と突き合わせる照合の仕事にAIが入り、数字を扱う業務までAIに任せる段階へ進みました。

会社紹介

株式会社駿遠商会

株式会社駿遠商会様は、1952年に島田市本通でベアリングとモートルの販売を始め、1956年10月に資本金200万円で設立された機械部品の総合卸問屋です。本社を静岡県島田市に、営業所を掛川市北門に構え、従業員は27名（2024年12月現在）。機械部品・機械設備・作業工具の販売から、各種設計・施工までを手がけています。

同社の事業は、商品を仕入れて販売するだけにとどまりません。オーダーメイドの専用機製作、小型部品を整列供給するパーツフィーダー、制御盤・配線の電気工事、集塵装置、コンベアベルトの現場工事まで、工場のラインを止めないための手段をひととおり備えています。急な故障に備えて重要部品をあらかじめ預かる 「お客様専用在庫」 も、リードタイムを縮めるための仕組みです。

その提案力を支えるのが、創業から70年近く蓄えた経験と、取扱メーカー5,000社を超えるネットワーク、そして2010年6月に開講した 「しまだ生産技術セミナー」 です。メーカーや専門家を招いて工場の困りごとや最新製品を解説するこの無料セミナーは、取引の有無を問わず参加でき、これまでに第130回を数えます。2012年にはエコアクション21の認証も登録しています。

同社は自らの役割を「見つける・提案する・制作する・つなぐ」の4つに整理しています。営業と内勤スタッフのチーム制で、見積や在庫管理といった膨大な作業を分担しながら、顧客の課題解決に集中する仕組みを築いてきました。掲げるスローガンは 「止めるな、日本のモノづくり」。ネジ1本から専用機まで、町工場から上場企業までの生産ラインを止めないことが、同社の使命です。

生成AI導入前の課題感

社内でAI人材を育成し、業務効率を2倍にする。これが、同社が法人リスキリングに取り組んだ狙いでした。受講したのは掛川営業所と営業本部の6名。営業と営業事務に加え、代表も受講者の一人として参加しています。

一方で、スタート時点の実態には開きがありました。第1回ワークショップ後のアンケートで、6名がAIを使っていると答えた業務は合計7件。AIを開く日は6名合わせて週のべ11日にとどまり、6名のうち3名はそもそもAIを開く日が1日もない状態でした。

業務の重さは、AI教育の開始時に実施した業務棚卸しに表れていました。6名が書き出した業務は50件。なかでもメール作成は6名全員に共通する業務で、申告値の合計は 週5,010分 に達します。受発注業務は週750分、仕入・売上・伝票発行は週300分、見積作成は週400分、荷受け・検品は週400分。基準や価格表と突き合わせて確認する照合系の業務だけで、週に約1,875分が費やされていました。

実施内容 ― 駿遠商会様ならではの取り組み

半年間のプログラムは、基礎を動画で固め、合同ワークショップで型を学び、個社別のミーティングで自社の業務に落とし込む流れで組み立てました。

• 代表を含む6名での受講
  受講者は掛川営業所と営業本部の営業・営業事務、そして代表です。全員が同じ回を受け、同じワークに取り組みました。AIを現場任せにせず、経営と現場が同じ画面を見ながら進めたことが、この半年間の起点になっています。
• 動画学習（LMS）30本・10時間以上と、合同ワークショップ全4回
  AIの基礎から応用、Copilotの使い方、AIの最新トレンドまでを収めた動画コンテンツを、各自のペースで受講しました。希望者向けの初心者コースもあわせて実施しています。合同ワークショップは、第1回でプロンプトの基礎とCopilotを使った文章作成、第2回でエージェント作成とメタプロンプト、第3回と第4回でMicrosoft 365のOfficeツール × Copilotを扱いました。各回は講師解説10分、ブレイクアウトルームでの実践7分、ペアでの発表3分を繰り返す構成で、聞くだけで終わらせない設計にしています。
• 活用支援MTG① — Excel × Copilotを自分の業務で回せる状態にする
  第3回・第4回で学んだOfficeツールとの連携を、自分の業務で回せる状態にすることをゴールに設定しました。前半はExcelでCopilotを呼び出す方法と、関数の作成・列の追加・並べ替え・グラフ化といった加工編集の実演。後半は売上伝票のサンプルデータを題材に、月次販売実績レポートを作る指示文を各自の言葉で書き、自動編集モードで実行するワークに取り組みました。Excelに詳しくなくても、やりたいことを言語化できればCopilotが作業を引き受ける ── これがこの回のメッセージです。
• 活用支援MTG② — 業務棚卸シートをCopilotに分析させる
  自分の業務に合った活用法を自分で見つけるための回です。AI教育の開始時に書いた業務棚卸シートをExcel形式でCopilotにアップロードし、「一流の業務改善コンサルタント」として分析させました。求めたのは、時間のかかっている業務と属人化している業務の特定、Copilotで効率化できる業務の優先順位、業務ごとの活用機能とプロンプト例、そして明日から始められる5つのアクションです。根拠は必ず棚卸しデータから引用し、データにない部分は「推測ですが」と明示させる 制約を付け、AIが数字を補わないようにしています。提案が難しければ「初心者でもわかるようにステップバイステップで」、物足りなければ「この出力を60点として、100点以上にするために足りないものを挙げてから答えを出して」と追加指示を重ねる型もあわせて共有しました。
• 活用支援MTG③ — 自社の受発注業務をそのまま題材にする
  3回目は、同社の実務をそのまま持ち込みました。前半は「商品・在庫マスタ」と「受発注メール応対ルール」の2ファイルをCopilotに束ねて読ませ、見積・納期の問い合わせへの返信メールを作らせるワーク。単価・税込合計・在庫数・納期回答がマスタとルールに合っているかを全員で照合し、追加指示で文面を調整する往復まで体験しました。後半は「受注処理基準書」と注文書16件の一覧を読ませ、1件ずつOK・不備・要確認を判定させるワーク。基準書に根拠がない事項は推測させず、必ず「要確認」として所長に上げるルールをプロンプトに組み込んでいます。文面はAIに任せ、数字の照合は人が行う。基準にないことは「要確認」とし、最終判定は人が下す ── この2つを、持ち帰る型として共有しました。

生成AI活用の効果

最も大きく変わったのは、AIで回している業務の数です。第1回のアンケートで6名が挙げたAI活用業務は合計7件。それが第4回には 16件 になりました。約2.3倍 です。

6名合計で見た変化（第1回→第4回）

増えたのは件数だけではありません。第1回に挙がっていたのは、メール作成・各種文章作成・情報収集・製品比較・セミナーチラシ作成といった、文章と調べもの中心の業務でした。第4回では、ここに見積り業務・経理業務・決算書分析・営業管理が加わります。文章を書かせる使い方から、数字を扱い、基準と突き合わせる使い方へ。AIの出番が、営業事務の中核業務にまで届きはじめました。

AI活用業務の広がり（第1回 → 第4回）

※ アンケート自由記述「AIを活用している業務」の回答を領域別に整理したものです。

増えた9件の多くが、数値・照合の領域です。活用支援MTG③で扱った受発注メールの作成と注文書チェックが、この領域にそのまま重なります。業務棚卸しで週約1,875分を占めていた照合系の作業に、AIが入りはじめたことになります。

時間で見ると、最終回のアンケートで6名が申告した削減時間は合計で週11.5時間。月46時間、年間換算で約552時間相当 の業務削減です。時給2,500円で試算すると、年間で約138万円にあたります。使う場面が先に広がり、削減時間はそのあとから積み上がる段階にあります。

AI教育の前後で、1週間の過ごし方は次のように変わりました。

変化は、アンケートの自由記述にも表れています。最終回のワークを終えたあと、こう書いた受講者がいました。

パワーポイントの資料を初めて作る事が出来ました。

受講者アンケートより

同じ回答者は「営業活動に幅広く使用出来そうです」とも書いています。初めて手を動かして形になった、という手応えが伝わってきます。一方、途中までは、指示文をつくること自体が壁になっていました。

プロンプトを作成するのがとても難しかったので、メタプロンプトを使えるようになれば、自分でも活用していけると思いました。

受講者アンケートより

第2回の時点で書かれた一文です。それが第3回、第4回と進むにつれ、具体的な業務名をともなった感想に変わっていきます。

Excelは使い慣れているが、関数についてはわからないことが多いので、プロンプトの指示で作成できるのがよかったです。

受講者アンケートより

「できるようになりたい」から「この業務でこう使う」へ。半年のあいだに、受講者の言葉はそう変わりました。

今後の展望

最終報告ミーティングでは、次の3点を今後の方向として共有しました。

• 成功事例の組織内横展開
  活用が進んだ受講者のプロンプトや活用フローを形式知にして共有します。営業と内勤がチームで動く同社の体制は、この共有を進めやすい土台になります。
• 活用がこれからの受講者への個別サポート
  業務の棚卸しに立ち返り、どの業務にAIを当てられるかを一人ひとりと個別に見ていきます。
• 継続的なAI教育による活用範囲の拡大
  より高度な業務へAIを適用していくために、継続的なフォローを続けます。

メール作成から始まったAI活用は、半年で見積・経理・決算書分析まで広がりました。取扱メーカー5,000社のネットワークを築き、しまだ生産技術セミナーで最新の技術を学び続けてきた同社にとって、AIの活用もまたその延長線上にあります。ネジ1本から専用機まで、見つけ、提案し、制作し、つないできた駿遠商会様にとって、AIは「止めるな、日本のモノづくり」を実現するための、新しい道具の一つになりつつあります。