患者さん向け資料づくり60分が10分に。6名で取り組んだ歯科医院、28業務のAI活用で年間約587時間相当の削減へ

医療法人社団A&S 鎌ケ谷いわまる歯科・矯正歯科様では、院長を含む6名を対象に、約半年間のAI教育プログラム「法人リスキリング」を実施しました。患者さん向けの説明媒体づくりは1時間から10分に短縮され、AIで時間が短くなった業務は28件。毎週くり返す業務だけで、年間約587時間相当の業務削減の水準に到達しています。

「見本どおりにしか使えない」という段階から、医院のルールや資料をAIに渡し、患者さん向け文書から採用、院内の記録までを任せる段階へ。千葉県鎌ケ谷市の歯科医院が、半年間でどのように活用を広げていったのかをご紹介します。

会社紹介

鎌ケ谷いわまる歯科・矯正歯科様は、千葉県鎌ケ谷市、京成松戸線「鎌ヶ谷大仏」駅から徒歩6分の場所にある歯科医院です。虫歯・歯周病・根管治療から、小児歯科、入れ歯、インプラント、インビザライン矯正、親知らずの抜歯まで、幅広い診療に対応しています。土曜診療や駐車場、ベビーカー・車椅子のまま入れるバリアフリーの院内など、地域の患者さんが通いやすい環境を整えています。

同院は、厚生労働省認定の「かかりつけ歯科医機能強化型診療所」です。虫歯にさせない、歯を失わないための継続的な検査やメインテナンスを、組織的に行える歯科医院として認められています。マイクロスコープやCTを使った精密な治療に加え、「半担当歯科衛生士制度」を採り入れています。

歯科医師・歯科衛生士・歯科技工士・管理栄養士がタッグを組む「チーム医療」を実践していることも、同院の特徴です。院内には、個室のカウンセリングルームで治療内容を丁寧に説明し、納得してもらってから治療を始めるという方針があります。

掲げる言葉は「常に『大切な人』を治療する気持ちで」。誰もが誰かの家族であり、大切な人である——この姿勢が、医院づくりの土台になっています。

生成AI導入前の課題感

患者さんへの丁寧な説明を大切にする同院では、診療以外にも「つくる」仕事が数多くあります。患者さんに渡す説明用の媒体、院内の掲示物、定期検診のはがき、待合室で流すスライドなどです。くわえて、取り組みの時期には採用活動と移転の準備も重なっていました。

とくに重かったのは、患者さん向けの文書と院内掲示です。患者説明用の媒体も院内の掲示物も、1件あたり約1時間。どちらも週に2回ほど発生するため、この2つだけで毎週約4時間を使っていました。待合室で流すスライドの作成には、1回3時間かかっていました。

採用・求人の業務も、時間を取られていた領域です。求職者とのメッセージのやり取りは1件30分、求人サイトの編集は1時間。歯科医師・歯科衛生士向けの就職フェスに出す求人パンフレットや求人スライドは、1点あたり5時間かかっていました。

AIの使い方も、まだ手探りでした。ワークショップ第1回の時点で、AIを使っている業務は受講者平均で2.67件。受講者アンケートには、プロンプトの工夫が分からず見本どおりにしか使えなかったという声もありました。AIに触れてはいるものの、日々の業務を任せるところまでは届いていない状態です。

実施内容 ― 鎌ケ谷いわまる歯科・矯正歯科様ならではの取り組み

約半年間のプログラムは、院長を含む6名が同じ場で学び、医院の実際の業務に当てはめていくことを軸に設計しました。

• 動画学習＋ワークショップ全4回で土台をつくる
  スタートアップMTGで導入の目的を整理したあと、動画学習とワークショップ全4回で、プロンプトの基礎からGemの作成、Google Workspace×Geminiの活用までを段階的に学びました。ワークショップの満足度は第1回の3.50から第4回の4.20へと回を追うごとに上がり、第4回では時間配分も全員が「ちょうど良かった」と回答しています。
• 「医院のルールごと渡す」患者さん向け文書の一括生成
  活用支援MTGの1回目では、診療メニュー・料金・注意事項のマスタと表記ルールをAIに参照させ、掲示物・リコールはがき・案内・説明書の4種類をまとめて作るワークを行いました。あわせて、翌日のアポイント表を運用基準と照らし合わせ、「OK／不備／要確認」に振り分ける照合のワークも実施。「生成」だけでなく「照合」にもAIが使えることを確かめました。
• 同じ型を採用業務へ横展開する
  2回目は、医院の強みと採用条件をまとめたマスタから、求人サイトの原稿や応募者への返信メールを媒体別に作成。必須項目の書き漏れをAIにセルフチェックさせる手順も組み込みました。ルールとマスタを差し替えれば、同じやり方が別の業務にも使えることを体感する回です。
• 移転準備の記録を「読んで畳む」
  3回目は、移転準備ミーティングの文字起こし（約3,000字）から、議事録とタスク表を作るワークを行いました。決まっていないことは推測で埋めず【要確認】として残す、という記録のルールもあわせて整えています。
• スタッフ自身がAIで道具をつくる
  プログラムの途中から、受講者が自分で仕組みをつくる動きも生まれました。スタッフの一人はGeminiで「帰りの締め当番の割り振り」を自作。スプレッドシートとGoogle Apps Scriptを使ったシフト表づくりにも取り組んでいます。

生成AI活用の効果

最も大きく変わったのは、患者さん向けの説明媒体づくりでした。1件あたり約1時間かけていた作業が、AIに下書きを出させて手を入れる形に変わり、10分で仕上がるようになっています。同じ形で院内の掲示物も1時間から10分に短縮されました。

受講者が業務棚卸しシートに登録した実業務のうち、AIで時間が短くなった業務は28件ありました。このうち毎週くり返す19業務を集計すると、削減は週677.5分。月間約2,936分（約49時間）、年間換算で約587時間相当です。19業務の所要時間は、合計で週1,140分から約463分へと約59%短くなった計算です。

このほか、就職フェス向けのパンフレットや装飾など年に数回の業務7件でも、1回あたり合計800分（13時間20分）の短縮が生まれています。これらは毎週発生する業務ではないため、年間換算には含めていません。

アンケートの指標も動いています。

主要KPIの変化（受講者平均・ワークショップ第1回 → 第4回）

AIを使う業務の数が増えただけでなく、「業務に役立つ」という評価が5段階で4.80まで上がりました。学んだ内容が、そのまま日々の仕事に結びついていたことがうかがえます。

業務別 Before／After（削減時間の上位5件）

業務	Before	After	削減／月
患者説明媒体の作成	60分	10分	433分
院内掲示物の作成	60分	10分	433分
求職者とのメッセージ対応	30分	5分	325分
アポイントの振り分け	45分	10分	303分
待合室スライドの作成	3時間	2時間	260分

※ 求人サイトの編集（1時間 → 30分）も同じく月260分の削減です。

上位には、患者さん向けの文書・掲示と、採用のやり取りが並びました。いずれも活用支援MTGで「医院のルールごと渡す」型を扱った領域です。口腔検査表のまとめ（60分 → 20分）や定期検診はがきの記入、院内ミーティングの議事録など、歯科医院ならではの業務にも活用が広がっています。

医院の1日の流れで見ると、変化はこうなります。

受講者アンケートにも、こうした変化が言葉として表れています。

自分では作成できないようなクオリティのシートを作成できた。

受講者アンケートより

時間が短くなっただけではなく、仕上がりの質が上がったという実感です。スライドや画像を作る機会が多い歯科医院の業務に、ワークショップの内容がそのまま重なったという声もありました。

スライドや画像生成する機会が多いため役に立つと思った。

受講者アンケートより

活用支援MTGでは、医院から寄せられた要望をもとにワークを組み立てました。プログラムを終えた受講者からは、次のような声が届いています。

活動支援では、こちらの要望に沿った内容で、実務にも直結できて良かった。

受講者アンケートより

AIの操作を覚える段階から、医院のルールや資料をAIに渡し、下書きと確認を任せる段階へ。半年間で、同院のAI活用は「試してみる」から「業務の一部として使う」ものに変わりつつあります。

今後の展望

院内にAI活用の土台が整った今、同院の次のテーマは、スタッフ一人ひとりの自主性を生かしながら活用を広げていくことです。

• 月1回の院内ミーティングで制作物を共有
  同院では月に1回ほど院内ミーティングを開いています。その場で、AIで作った制作物を発表し合い、使い方を共有していく方針です。
• シフト管理の仕組みづくり
  スタッフが試作を始めているシフト表づくりを、院内で使える仕組みへと育てていきます。院長も、完全な定着はこれからとしながら、作られていく様子を感じていると話しています。
• 患者さんの待ち時間に見てもらう動画
  AIで作った画像をCanvaのテンプレートに差し込み、待ち時間に見てもらう動画を作るアイデアも院内で話題に上がっています。
• 在庫管理など、次の業務へ
  受講者からは「つぎは、在庫管理を進めて更なる削減に繋げたい」という声も寄せられています。棚卸しシートに残っている業務にも、AIの活用を広げていきます。

28業務のAI活用と、年間約587時間相当の業務削減。これは、院長とスタッフが同じ場で学び、医院のルールをAIに渡すやり方を身につけた半年間の成果のひとつです。

歯科医師・歯科衛生士・歯科技工士・管理栄養士・保育士が力を合わせる「チーム医療」の医院が、次に手を入れたのは自分たちの仕事の進め方でした。書類や掲示物にかかる時間を短くしながら、「常に『大切な人』を治療する気持ちで」患者さんと向き合う医院づくりが続いていきます。