給与勤怠の集計が約8時間から2時間以内に。栃木で福祉と地域の仕事を担う労働者協同組合が、半年で生み出した9つのAI活用の仕組み

労働者協同組合こらぼワーク様では、グループ法人の一般社団法人ソーシャルファーム栃木様とあわせて11名の職員を対象に、約半年間のAI教育「AI人材養成講座」を実施しました。ChatGPTを題材に、受講者それぞれが自分の業務に合わせた仕組みをつくり、成果発表会では9つの仕組みが発表されています。

「AIについていけるか不安」という声もあった状態から、自分の業務をAIに任せる仕組みを持つ段階へ。栃木県で福祉と地域の仕事を担う労働者協同組合が、半年間でどのように活用を広げていったのかをご紹介します。

会社紹介

労働者協同組合こらぼワーク様は、1988年に栃木県小山市で任意団体として歩みを始め、2025年に労働者協同組合へと組織変更した法人です。本部を宇都宮市に置き、ビルメンテナンス、便利屋、物流・軽作業のアウトソーシング、福祉用具のレンタル・販売と住宅改修、障がい者の就労支援、介護施設・デイサービスなど、地域に必要とされる仕事を幅広く手がけています。

同法人の特徴は、パートを含む職員全員が出資金を出し合い、会議で意見を出しながら運営に参加する「労働者協同組合（ワーカーズコープ）」という働き方にあります。「障がい者、高齢者でも自分らしく働く機会を」との思いから始まり、2012年には障がい者の就労を支える一般社団法人ソーシャルファーム栃木を設立しました。2003年からは社会保険労務士事務所を併設し、総務・経理のサポートなど、地域のソーシャルビジネスを支える事業にも取り組んでいます。

掲げる言葉は「仕事をつくり、ささえ合う」。誰しもが自分の力を発揮し、支え合いながら働き暮らせる地域社会を目指す姿勢は、今回のAI活用の進め方にも表れています。

生成AI導入前の課題感

同法人では、職員のITリテラシーにばらつきがあり、一人ひとりが自分の業務に合わせた活用イメージを持てていないことが課題でした。法人としてセキュリティを担保しながら、汎用的な業務でAIを当たり前に使える環境をつくりたい。福祉用具レンタルの契約書や面談記録、経理業務などへの活用にも期待がありました。

受講開始時点のアンケートでは、AIを活用している業務の数は平均2.09業務、AIで削減できている時間は平均1.82時間／週でした。スキルの自己評価でも、業務で使えるレベル3以上は10名中2名にとどまり、多くの方が「指示があれば使えるが、自分の業務にどう当てはめるかは分からない」段階にありました。

とくに時間がかかっていたのが、数字を集めて振り分ける本部の業務です。給与勤怠の集計は1回あたり約480分、請求書を部門ごとに判定する作業は約30分かかっていました。

もう一つが、記録から文書を起こす仕事です。事業所の共有記録の整理には約90分、アセスメント結果の取りまとめには約1時間30分を要していました。利用者様のお名前など、配慮が必要な情報を多く扱うことも、AIの活用をためらわせる理由になっていました。

実施内容 ― こらぼワーク様ならではの取り組み

半年間のプログラムは、全員が同じスタートラインに立つための土台づくりと、自分の業務を仕組みにするための実践を軸に設計しました。

• 動画学習と合同ワークショップ全4回
  スタートアップMTGで導入の目的を確認したうえで、動画学習とワークショップを組み合わせて基本を身につけました。動画学習は受講者全員が100%完了しています。
• 業務棚卸しで「最初に任せる業務」を決める
  中間報告では、受講者11名が記入した193業務の棚卸しをもとに、AIで狙いやすい業務を整理しました。資料・書類の作成、メール・メッセージ対応、議事録や面談記録の整理といった定型の事務から着手する方針を共有しています。
• 生成AIの利用ルールづくりを支援
  法人として安心して使える環境を整えるため、ガイドラインの考え方を整理し、同法人が作成した生成AIの利用規程（案）のレビューを行いました。
• 活用支援MTG3回で、自分の業務を仕組みに
  活用支援MTGでは、スキル機能や予定の自動化、プロジェクト機能を使って、各自の業務をAIに任せる仕組みに落とし込みました。最終回の成果発表会では、受講者9名が自分でつくった仕組みを発表しています。
• 個人情報に配慮した使い方を一緒に確認
  福祉の現場では、利用者様や職員のお名前を扱う場面が少なくありません。成果発表会では匿名化の進め方を一緒に確認し、多くの方が「実名を伏せる」「推測で補わない」「分からないところは要確認と書かせる」といった一文を指示文に入れていました。

生成AI活用の効果

最も大きく変わったのは、給与勤怠の集計でした。形式のそろわない表から数字を拾い、集計し直していた作業をAIに任せる仕組みにしたことで、約480分かかっていた作業が約90〜120分で終わるようになっています。最終報告では「（最終チェック時に人が確認したうえで）数字の集計の間違いは本当にない」という声も聞かれました。

成果発表会で発表された仕組みは、大きく3つの型に分けられます。数字を集計・振り分ける業務、記録から文書を起こす業務、そして決まった形の文書や発信をつくる業務です。どれも特別な業務ではなく、日々の仕事の中にある作業をAIに任せたものです。

指標も大きく動いています。

主要指標の変化（回答した受講者の平均）

業務の数と削減時間がともに2倍以上になりました。受講前と受講後の両方に回答した10名で比べても、AIを活用している業務の数が減った方はいませんでした。

業務別 Before／After（成果発表会の9つの仕組み）

業務	Before	After	短縮／回
給与勤怠の自動集計	約480分	約90〜120分	約375分
事業所の共有記録の要約	約90分	10分	約80分
アセスメント結果の下書き作成	約1時間30分	約30分	約60分
勤怠の集計（1部門あたり）	約30〜60分	約15〜30分	約23分
請求書の部門判定	約30分	約10分	約20分
研修会の案内文の作成	約30分	約10分	約20分
月報ファイルの統合	約20分	約3分	約17分
Instagram投稿記事の作成	約40分	約25分	約15分
福祉用具の計画書の入力整理	約10分	約5分	約5分

※ 勤怠の集計（1部門あたり）は、発表時点で試行中の見込み値です。範囲で記入された値は中央値で短縮時間を計算しています。

上位を占めるのは、数字を集めて振り分ける本部の業務と、記録から文書を起こす現場の業務です。これまで専門知識がないと難しかったExcelのマクロを、AIと一緒に自分用のツールとして作れるようになった方もいます。4年半止まっていたInstagramのアカウントも、投稿記事の作成をAIで支える仕組みをつくったことで再開し、毎週金曜日の投稿が続いています。

1日の流れで見ると、変化はこうなります。

受講者アンケートには、こうした変化が言葉としても表れています。

何に使ったら良いかわからなかったのに、今では少し悩んだ時に相談相手のようにすぐ使ってしまう

受講者アンケートより

何に使えばよいか分からなかった状態から、迷ったときにまずAIに相談する状態へ。使う場面が具体的に見えてきたことで、業務への組み込み方そのものを考える声も出てきました。

AIにできること、できないことが整理されたことで、業務への組み込み方の考え方・見つけ方、アイデアが広がった。

受講者アンケートより

AIで何ができるか、具体的に理解した。

受講者アンケートより

最終報告では、「業務の途中で手が止まったときに、これはAIに置き換えられないかと考えながら仕事をするようになった」という声も聞かれました。講座の場で使い方を覚える段階から、日々の仕事の中で「AIに任せられるか」を自ら考える段階へと進んでいます。

今後の展望

9つの仕組みが生まれた今、こらぼワーク様の次のテーマは、個人の工夫を法人の仕組みへと広げていくことです。

• 9つの仕組みを、次に学ぶ職員の手本に
  第一陣の受講者がつくった仕組みは、同法人の中で生まれた事例です。続いてAI教育を受ける職員の方々にとって、自分の業務に当てはめるときの身近な手本になります。
• 同じ型の業務を、ほかの所属へ
  本部・事業所・グループ法人のそれぞれに、先行して仕組みを使い始めた方がいます。その方々を起点に、同じ所属の方へ広げていくことが次の段階です。
• 匿名化の進め方を法人の手順に
  利用者様の情報を扱う福祉の現場で安心してAIを使い続けるには、匿名化の手順を法人として定めることが欠かせません。成果発表会で確認したやり方が、その土台になります。

半年間の取り組みを通じて、AIを「なんとなく使う」段階から、「自分の業務を任せる仕組みを持つ」段階へと進んだこらぼワーク様。9つの仕組みは、その過程で職員の方々が自ら生み出したものです。

「仕事をつくり、ささえ合う」——職員一人ひとりが出資し、運営に参加する同法人らしく、AIで生まれた工夫もまた、仲間どうしで共有され、法人全体を支える力になっていきます。