【2025年版】営業の後処理をAIで完全自動化｜議事録・フォローメール・日報のプロンプト付き

「商談は盛り上がったのに、議事録とフォローメールを作るのに深夜までかかっている…」
「営業活動後の“後処理”が多すぎて、次の提案準備ができない…」

多くの企業で営業の生産性が課題になっていますが、その最大のボトルネックは、商談そのものではなく、商談後の後処理にあることが多いんです。

この記事では、「営業のフォローと報告」という、これまで時間を奪われがちだった作業をAIに丸投げし、あなたが“本当にやるべき仕事”に集中するための具体的な自動化テクニックを徹底解説します。

この記事を読めば、あなたもAIを最強の営業アシスタントとして使いこなし、面倒な「後処理」から解放されるでしょう。

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「営業後の仕事」があなたの時間を奪っている

営業担当者の仕事は、商談が終わってからが本番とも言えます。

• 議事録の作成：商談内容を思い出し、テキストにまとめる。
• フォローメール：商談のお礼と、決定事項・ToDoを顧客に送付する。
• 社内共有：SFA（営業支援ツール）への入力や、上司・関連部署への報告。
• 営業日報：その日の活動内容をまとめて提出する。

これら一つひとつは必要な業務ですが、合計すると膨大な時間になりますよね。これこそが、“見えない残業の原因”なんです。

でも、ご安心ください。これらの作業は、今やAIを使えばほぼ自動化できます。では、具体的な自動化のステップを見ていきましょう。

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ステップ1：議事録をAIで自動作成する

まずは、全ての基本となる「議事録」の自動化です。ここを制する者が営業の生産性を制します。

音声→テキスト化を自動化する

💡 おすすめAI：Notta / TLDV

「議事録は手でメモを取るもの」という時代は終わりました。

まずは、NottaやTLDVといったAI文字起こしツールを使いましょう。これらのツールは、ZoomやGoogle Meetと連携設定しておくだけで、商談が始まると同時に自動で録音と文字起こしを開始してくれます。

すごいのは、単に文字起こしするだけではない点です。

• 話者の自動特定：誰が何を話したのか、発話者ごとのタグ（「顧客A様」「自社B」など）を自動で付与してくれます。
• リアルタイム要約：会議中でも、AIがリアルタイムで要点をまとめてくれます。

これだけで、「あの話、誰が言ったんだっけ？」と録音を聞き直す作業がゼロになります。

2025.10.20

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「要点・課題・次アクション」をAIで整理する

💡 おすすめAI：使い慣れたAIでOK

さて、NottaやTLDVで完璧な「文字起こしテキスト」が完成しました。しかし、60分の商談テキストは膨大で、そのまま共有されても誰も読みませんよね。

ここで、AI（ChatGPTやGemini、Claudeなど）に情報を整理させます。

特に Claude は、長文の理解力と論理的な推論（Reasoning）能力に優れているため、商談の文脈を深く読み取った「行動につながる情報」の抽出が得意です。とはいえ、この作業は ChatGPT でも全く問題なく可能です。重要なのは「AIに質の高い要約をさせる」ことです。

【プロンプト例】

# 役割
あなたは優秀なビジネスコンサルタントです。

# 目的
以下の議事録テキストを分析し、社内共有および顧客フォローのために「行動」に焦点を当てたサマリーを作成する。

# 実行タスク
以下の議事録テキストを読み込み、下記の4つの項目を抽出・整理してください。

- 商談の決定事項: （商談で合意・決定した内容を箇条書きで）
- 顧客が抱える課題（ニーズ）: （顧客が発言した悩みや要望を箇条書きで）
- 次のアクションプラン（ToDo）: （[担当者] [タスク内容] [期限] の形式で）
- 保留事項・懸念点: （今回決まらなかったことや、顧客が懸念している点）

# 入力情報
{ここにNottaやTLDVで書き起こしたテキスト全文を貼り付け}

# 出力形式
上記の4項目を、見出しをつけた箇条書きで分かりやすく整理してください。

実際にサンプルの文字起こしを作成し、このプロンプトをChatGPTで試してみました。決定事項や顧客の課題がしっかり整理されていることがわかります。

ステップ2：AIで「フォローメール」を作る

情報が整理できたら、次は「何を送るか？」です。顧客へのフォローメールはスピードが命です。AIを壁打ち相手に、的確なお礼メールを作成しましょう。

💡 おすすめAI：Gemini ( Google環境の方 )

先ほど作成した「議事録サマリー」を元に、AIに“メール作成”をさせます。ここでは、Gmail上で操作できるGeminiがおすすめです。ただ、ChatGPTやClaudeなどでも十分に時短できますので、お使いの環境に合わせたツールを使用していただいて問題ありません。

重要なのは、AIが書いたとバレバレの堅苦しい文章ではなく、「この営業は分かっている」と思わせる自然な文体で作成させることです。

【プロンプト例】

# 役割
あなたは、{商談相手の企業名}の{相手の役職}様との関係性を重視する、丁寧かつ仕事が早い営業担当者です。

# 目的
商談のお礼と、決定事項・ToDoの確認を漏れなく行うためのフォローメールを作成する。

# 入力情報
【商談サマリー】
{ここにさきほどAIで作成した「決定事項」「ToDo」などを貼り付け}

【商談相手】
{商談相手の企業名} {部署名} {B様}

# 実行タスク
上記サマリーに基づき、B様へのお礼と内容確認のフォローメール（日本語）を作成してください。

# 出力形式（注意点）
- AIが書いたような堅苦しい文章ではなく、自然で少し親しみのある文体で。
- 冒頭で、商談の時間をいただいたことへのお礼を述べる。
- 次に、商談で合意した「決定事項」と「次のアクション（ToDo）」を箇条書きで明確に示す。
- （当方）と（B様側）のタスクが明確に分かるようにしてください。

注意点として、無料版では、入力したデータを学習される場合がありますので、機密情報や個人情報の入力には十分に気を付けてください。

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ステップ3：AIで「営業日報」のたたきを作る

最後は、面倒な「営業日報」です。これもAIに任せましょう。ここでゼロから日報システムを開く必要はありません。

箇条書き入力 → レポート文生成

💡 おすすめAI：使い慣れたAIでOK

日報作成の最大のコツは、「完璧な文章を書こうとしないこと」です。あなたは移動中や空き時間に、スマホのメモ帳に箇条書きで事実だけを記録します。

【メモの例】

今日の商談3件
A社：〇〇提案。コスト面を懸念。来週再提案。
B社：△△の要望あり。開発に確認要。
C社：クロージング。今月末までに契約書送付。

夜、会社に戻ったら、このメモを使い慣れたAIに投げてこう指示します。

# 役割
あなたは優秀な営業マネージャーです。

# 目的
以下の営業担当者の活動メモを元に、上司（部長）向けの営業日報を作成する。

# 入力情報
【活動メモ】
{ここにメモを貼り付け}

# 実行タスク
上記メモを元に、各案件の「現状」「課題」「次のアクション」が分かるように、体裁を整えた報告文を作成してください。 

これだけで、箇条書きのメモが、論理整然とした「報告書」に早変わりします。あなたがやるべきは、事実のメモだけでいいんです。入力情報に先ほどの議事録を追加すればより詳細な日報になるでしょう。また、会社ごとに日報の形式があると思いますので、実行タスクの項目を変更することでカスタマイズしてください。

実際に、2社分サンプルで議事録を作成し、それをこのプロンプトに入れてみました。一読するだけで状況把握できる日報が完成しました。

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まとめ：AIを“営業アシスタントチームの一員”にする

いかがでしたでしょうか。これまであなたが1時間以上かけて一人でやっていた商談後の「後処理」が、AIの特性を理解し、使い分けることで、劇的に効率化されるイメージが湧きましたか？

AIに雑務を任せることで、あなたは「次、何を提案すべきか？」「顧客の本当の課題は何か？」という、最も創造的で価値のある仕事に集中できるようになります。

この記事で紹介したようなAI活用は、あくまで第一歩です。AIの真価は、個人の生産性向上に留まらず、チーム全体、ひいては組織全体の業務プロセスを変革し、「営業組織の“勝ちパターン”」として仕組み化（自動化）することで発揮されます。

「とはいえ、自社のどの業務からAIを導入すればいいの？」「チーム全員が使いこなせるようにするには、どんな研修が必要？」

こうしたお悩みをお持ちの企業様も多いのではないでしょうか。

デジライズでは、生成AIの導入研修を行っています。個別のミーティングで業務内容をヒアリングし、現場で本当に使えるAI活用法を一緒に考えるところからスタートします。実際に使えるように、AIの専門家が伴̃走いたしますので、AI担当者がいない企業様でもご安心ください。

まずは情報収集からでも歓迎です。導入の流れや支援内容をまとめた資料をこちらからご覧いただけます。